Lunedì mattina, ore 9:00. Marco, titolare di uno studio di consulenza con 8 dipendenti, apre la sua email e trova l’ennesima comunicazione di Google Workspace: “Nuovi prezzi e funzionalità AI integrate”. Il suo primo pensiero? “Di nuovo?”
Se stai utilizzando Google Workspace per la tua azienda, probabilmente hai già ricevuto la comunicazione che nessun imprenditore vorrebbe mai leggere: un nuovo aumento dei prezzi. Dopo l’aumento del 2023, Google ha nuovamente incrementato i costi nel 2025, questa volta integrando forzosamente le funzionalità di intelligenza artificiale Gemini in tutti i piani aziendali anche se magari non ti serve oppure non sai nemmeno di cosa si tratta.
La tua azienda sta pagando troppo per servizi che non utilizza?
Per diversi anni siamo stati anche noi rivenditori di servizi Google Workspace, quando ancora si chiamava Google Suite ed abbiamo configurato numerosi domini proprio per la comodità e lo spazio che offriva il servizio, ma abbiamo visto nel tempo un peggioramento lato delivery delle email su alcuni clienti ed inoltre un aumento dei prezzi in modo costante che non giustifica, a nostro avviso, l’erogazione del servizio.
Ti parliamo di alcuni casi reali che stanno vivendo le aziende
Quando abbiamo iniziato a fornire supporto come agenzia di comunicazione per le PMI, lo spazio che veniva offerto per ogni casella di posta si aggirava attorno a 1Gb a casella di media ed i pochi che offrivano spazio maggiore erano Aruba o Register (in Italia…).
Col tempo abbiamo assistito ad una grande evoluzione degli strumenti come la mail, fino ad arrivare a gestire anche caselle singole da 100Gb per quelle aziende che inviano molti allegati ed hanno bisogno anche di tenere traccia di tutte le comunicazioni.
Vogliamo parlarti di alcuni casi studio che abbiamo seguito in questo ultimo anno con l’obiettivo di ottimizzare i costi e seguire una transizione digitale che sia non solo utile ma che sia comprensiva di quello che serve, quando serve.
Non ci è mai piaciuto seguire le mode, ma estrapolare solo quello che è necessario.
Caso 1: lo studio legale che paga per funzioni inutili
Situazione: studio legale con 12 avvocati, utilizzano Google Workspace da 3 anni
- Cosa usano realmente: Email, calendario per appuntamenti con clienti, condivisione di alcuni documenti
- Cosa non hanno mai toccato: Google Sites, Google App Script, la maggior parte delle funzioni avanzate di Drive, ora le nuove funzioni AI
- Il problema: “Paghiamo per un’astronave quando ci serve solo una bicicletta”
Caso 2: L’agenzia di marketing che si sente prigioniera
Situazione: Agenzia di comunicazione con 15 dipendenti
- La frustrazione: “Ogni anno aumentano i prezzi. Prima ci hanno convinto con le funzioni gratuite, ora ci costringono a pagare per l’AI che non abbiamo chiesto”
- Il costo nascosto: 204€ al mese solo per avere email professionali e calendari condivisi
- La domanda: “Esistono alternative serie?”
Caso 3: la PMI Manifatturiera strangolata dai costi
Situazione: Azienda metalmeccanica con 20 operatori e 8 impiegati
- Il problema reale: “I nostri operatori non sanno nemmeno cosa sia Google Drive, ma paghiamo anche per loro”
- L’inefficienza: Stanno pagando per 28 licenze quando solo 8 persone usano effettivamente il servizio
- Il peso economico: 380€ al mese (4.560€ all’anno) per un servizio utilizzato al 30%
Come vedi, nella maggior parte dei casi, non sono necessarie tutte le funzionalità offerte dalla suite di Google anche se possono essere di grande aiuto. La maggior parte delle PMI italiane ha necessità ancora molto “basic” per portare avanti il proprio lavoro anche se l’AI, oggi, viene sbandierata come la soluzioni a tutti i problemi.
La realtà dei nuovi prezzi Google Workspace
Con l’inclusione obbligatoria di Gemini, Google ha aumentato i prezzi dei piani Business e Enterprise a partire dal 16 gennaio 2025 e continua ad aumentarli.
Ecco cosa significa concretamente per gli esempi sopra:
- Studio Legale (12 utenti): da 138€ a 163€ al mese (+300€ all’anno)
- Agenzia Marketing (15 utenti): da 172€ a 204€ al mese (+384€ all’anno)
- PMI Manifatturiera (28 utenti): da 322€ a 380€ al mese (+696€ all’anno)
L’aumento interesserà i clienti esistenti a partire dal 17 marzo 2025, e la motivazione ufficiale? L’integrazione di funzionalità AI che, come abbiamo visto dai casi reali, molte aziende non richiederanno mai.
Ecco la verità che Google non ti dirà: la maggior parte delle PMI utilizza solo il 20% delle funzionalità di Google Workspace.
Cosa usa davvero la tua azienda?
La nostra esperienza con oltre 100 clienti ci ha mostrato che l’85% delle aziende ha bisogno solo di:
- Posta elettronica professionale
- Calendario condiviso
- Rubrica centralizzata
- Spazio di archiviazione adeguato
Tutto il resto? Funzionalità premium che rimangono inutilizzate e per cui stai pagando ogni mese.
Negli ultimi mesi, come agenzia di comunicazione e marketing digitale, abbiamo ricevuto sempre più richieste da parte di aziende che si trovano nella situazione di Marco, dello studio legale e della PMI manifatturiera.
Le domande più frequenti che ci fanno:
- “Esistono alternative valide a Google Workspace?”
- “Possiamo avere solo email e calendario senza pagare funzioni inutili?”
- “Come facciamo a ridurre i costi IT senza perdere professionalità?”
Essendo partner tecnologico di diverse aziende, abbiamo analizzato le reali necessità delle PMI italiane e forniamo una soluzione che risponde a queste esigenze concrete.
Dopo aver studiato le necessità di oltre 100 clienti, abbiamo capito che la maggior parte delle aziende ha bisogno di una soluzione più snella ma ugualmente professionale. Per questo, abbiamo creato il nostro servizio Posta Cloud che offre tutto l’essenziale, senza inutili fronzoli.
Il Nostro Servizio Posta Cloud: essenziale ma completo
A partire da soli 9€ al mese per casella, offriamo tutto ciò di cui la tua azienda ha realmente bisogno:
Posta elettronica professionale di alta qualità
- Caselle email con il tuo dominio aziendale
- Affidabilità del 99.9% uptime garantito
- Protezione antispam, malware e antivirus avanzata
- Backup automatico dei messaggi
Calendario e rubrica condivisi
- Sincronizzazione multi-dispositivo (PC, smartphone, tablet)
- Condivisione calendari tra team
- Gestione appuntamenti e riunioni
- Rubrica aziendale centralizzata
Spazio generoso e sicuro
- Fino a 100GB per ogni casella
- Archiviazione sicura e crittografata su server italiani
- Accesso da qualsiasi dispositivo
- Possibilità di espansione su richiesta
Compatibilità totale
- Funziona con Outlook, Thunderbird, Apple Mail
- Webmail accessibile da browser e personalizzabile
- Sincronizzazione automatica contatti e calendario
I nostri vantaggi
Per un’azienda con 10 dipendenti:
- Google Workspace: 136€/mese = 1.632€/anno
- InnoBrain Posta Cloud: 90€/mese = 1.080€/anno
Risparmio annuale: 552€ che puoi reinvestire nel crescere la tua azienda.
Supporto locale e personalizzato
A differenza dei giganti tecnologici, noi di InnoBrain offriamo:
- Assistenza in italiano con tecnici specializzati
- Configurazione guidata per la migrazione
- Formazione del personale inclusa
- Supporto telefonico diretto
Personalizzazione white label
Per le aziende che vogliono mantenere la propria identità:
- Webmail con il tuo logo aziendale
- URL personalizzati (es. mail.tuaazienda.it)
- Interfaccia personalizzata con i colori aziendali
- Nessun riferimento a fornitori esterni
Scalabilità
- Aggiungi o rimuovi caselle in qualsiasi momento
- Possibilità di upgrade solo quando necessario
- Nessun vincolo contrattuale a lungo termine
Quando Google Workspace rimane la scelta giusta
Vogliamo essere onesti: non per tutte le aziende la nostra soluzione è la migliore. Google Workspace rimane ideale per:
- Aziende che collaborano intensivamente su documenti condivisi (Google Docs, Sheets, Slides sono il cuore del loro lavoro)
- Team che già sfruttano al 100% l’ecosistema Google (Drive, Sites, App Script, ecc.)
- Organizzazioni che necessitano di funzionalità AI avanzate e sono disposte a pagarle
- Realtà con budget elevato per IT che preferiscono una soluzione “tutto incluso”
Cosa non include la nostra soluzione
La trasparenza è fondamentale. Il nostro servizio Posta Cloud non include:
- Suite di produttività integrata (Documenti, Fogli, Presentazioni)
- Spazio di archiviazione illimitato (offriamo 100GB per casella, sufficienti per il 90% degli usi)
- Funzionalità AI avanzate
- Video conferenze native (ma puoi continuare a usare Meet, Zoom o Teams)
Riepilogando
Lo studio legale che utilizza solo ciò che serve:
Dopo aver analizzato le esigenze dello studio legale di cui parlavamo prima:
- Prima: 163€/mese per Google Workspace Business
- Ora: 108€/mese con la nostra Posta Cloud (12 caselle × 9€)
- Risultato: Risparmio di 660€ all’anno, stesse funzionalità utilizzate quotidianamente
- Il feedback: “Finalmente paghiamo solo per quello che usiamo. Il supporto in italiano è stato fondamentale durante la migrazione.”
L’agenzia di marketing che ha ritrovato efficienza:
- Prima: 204€/mese per funzionalità per lo più inutilizzate
- Ora: 135€/mese con maggiore controllo e personalizzazione
- Bonus: Hanno potuto personalizzare la webmail con il loro logo, aumentando la brand recognition
- Il commento: “I nostri clienti ora vedono anche nelle email la nostra identità aziendale.”
La Verità Sul Futuro Dei Costi IT
Gli aumenti di Google Workspace non sono casuali, ma parte di una strategia precisa:
- Integrazione forzata di AI per giustificare aumenti
- Abbonamenti sempre più costosi per servizi “premium”
- Dipendenza crescente dai giganti tecnologici
Con InnoBrain, scegli un approccio diverso:
- Prezzi trasparenti e stabili
- Solo quello che ti serve
- Partner italiano che cresce con te
Non rimandare: i costi aumentano quando meno te l’aspetti
Mentre Google continua ad aumentare i prezzi per funzionalità che non userai mai, noi di InnoBrain ti offriamo una soluzione concreta, economica e perfettamente adatta alle esigenze reali della tua azienda.
Email: info@innobrain.it
Telefono: +39 331 336 7000
Web: innobrain.it
InnoBrain è la tua agenzia di comunicazione e marketing digitale di Bologna che accompagna le aziende verso la digitalizzazione consapevole, offrendo soluzioni concrete che generano risultati misurabili.
